32. Разработка отчетов в субд Access. Группирование и сортировка записей. Расчеты в отчете.

Отчет - это форматирован представление данных, которое выводится на экран, к печати или файл. Они позволяют вытянуть из базы нужные сведения и подать их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

В Microsoft Access можно создавать отчеты разными способами:

Конструктор Мастер отчетов Автоотчет : в столбец Автоотчет : ленточный Мастер диаграмм Почтовые наклейки

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и являет собой самый простой способ создания отчетов. Он помещает избранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. По завершению работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора.Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а потом вносить в них некоторые изменения.

Автоотчета В окне базы данных нажать на вкладке Отчеты и потом щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет : в столбец или Автоотчет : ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (за выбором пользователя), и открывает его в режиме Предыдущего пересмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. Файл - Сохранить -- Имя отчета -- ОК.

Чтобы создать группу, нужно задать поле отчета, за которым будут группироваться записи, и установить значение свойств Тема группы и Примечание группы ровными Так.

Свойства Группировки и Интервал связаны между собой и в совокупности определяют, каким образом мы хотим группировать данные. Значения, которые может принимать свойство Группировки, зависят от типу данных группируются поля. Обычно данные группируются по каждому значению поля, то есть каждому значению поля должна отвечать отдельная группа. Тогда свойство Группировки должно иметь значение За полному значению, а значение свойства Интервал должно быть ровным 1.

Для поля типа Дата / время свойство Группировки кроме значения за умалчиванием За полному значению может принимать такие значения: По годам, За кварталах, По месяцам, По неделям, По дням, По часам, При минутах. Значение свойства Интервал определяет число выбранных единиц измерения в диапазоне.

Свойство Не разрывать позволяет управлять тем, как группа будет, размещаться на странице. Если группы небольшие, то лучше всего установить значение этого свойства ровным Вся группа.

Область применения отчетов Access заметно расширяется благодаря возможностям выполнять простые и сложные вычисления. Около 300 встроенных функций для обработки данных и добавления информации.

Как правило, вычисления в отчетах выполняются в текстовых полях. Теоретически в качестве значения свойства Данные элемента управления можно задать выражение любой сложности с использованием арифметических, логических операций и встроенных функций. Естественно, это должен быть элемент управления, что позволяет выводить данные с использованием арифметических операторов. Кроме того, в вычислениях можно использовать любые встроенные функции, а также функции, какие вы сами определили в модуле.

Относительно простые формулы вводятся непосредственно в окне свойств. Для того, чтобы ввести более сложные высказывания, тем более используют встроенные функции, щелкните на кнопке с тремя точками справа от окна, - появится строитель выражений.

Да, для того, чтобы сделать любые вычисления в строках таблицы отчета, необходимо ссылаться непосредственно на поля этого отчета.

При необходимости использовать любого из специальных числовых форматов, например денежный, экспонентный или процентный, установите нужный формат в свойстве Формат на вкладке Макет окна свойств. Для того, чтобы вывести нужное число десятичных знаков, установите это число в соответствующей строке вкладки Макет. Если установленный формат Основной, заданное количество десятичных знаков не выдерживается - необходимо установить формат Фиксирован.