Деловое письмо

«Деловые письма предназначены не для того,

чтобы вызвать восхищение читателя,

а чтобы его убедить и победить…»

(Из французского пособия деловым людям)

При написании делового письма необходимо придерживаться следующих правил:

• содержание письма должно быть: хорошо структурировано;

• необходимо использовать короткое и содержательное заглавия;

• стиль сообщения должен быть информативны, т.е. предложения должны быть короткими и по существу дела;

• обязательно приветствия в начале письма;

• подпись под сообщением должно содержать имя, должность и контактную информацию;

• необходимо проверить правописания перед отправкой почты;

• отмечать сообщение как важное, только если оно действительно важное.

Пресс-конференция (видеоролик со специалистом)

Какие формы приветствия в деловой корреспонденции следует использовать?

Ответ: Приветствие лучше выбирать из нейтральных вариантов, таких как:  «Добрый день», «Здравствуйте», «Уважаемая редакция» и т.д.

Можно ли опускать приветствие или обращение и сразу же перейти к сути дела?

Ответ: Немного вежливости никогда не повредит, поэтому лучше будет начать письмо с приветствия, а потом изложить свой вопрос (проблему).

Каков оптимальный размер делового письма?

Ответ: Оптимальный размер текста - тот, что читается при открытии письма без прокручивания страницы. Исходя из этого принципа, нужно уметь оформлять письма.

Хорошо, а если мне нужно будет отправить какую-то объемную информацию? Как быть в этом случае? Уменьшить шрифт или существует другой способ?

Ответ: Все подробности во вложении. Нежелательно пересказывать в письме подробно и нудно лишнюю, справочную информацию. Необходимые документы и презентации можно прикрепить во вложение. Получателю будет удобнее открыть отдельные файлы.

Верно ли, что если мое письмо будет с орфографическими и пунктуационными ошибками, то его могут не прочитать?

Ответ: Грамотным людям неприятно читать письма с орфографическими и пунктуационными ошибками. Это может существенно смазать впечатление от выгодного предложения или при первом знакомстве. Поэтому, даже для перестраховки, полезно проверять текст с помощью специальных компьютерных программ. Тем, кто не уверен в своем знании русского языка, можно порекомендовать использовать короткие фразы и заменять те слова, в правописании которых возникают сомнения, на знакомые синонимы.

Принято ли использовать смайлики в деловой почте?

Ответ: Смайлики – это заменитель невербальной составляющей человеческого общения. Для деловой переписки это лишне!

Часто среди пользователей электронной почтой слышим слово флейм. Что это такое?

Ответ: «Флейм» это сообщение, отсылаемое в состоянии гнева,  аффекта и плохого настроения.

Такие сообщения лишь усугубляют ситуацию и заставят впоследствии о них сожалеть.