logo
Все вопросы по порядку

Информационное обеспечение как основа управления доу. Пути распространения информации.

Информационное обеспечение управления дошкольного образовательного учреждения

Сегодня во всем мире признано, что информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности. Информация образует основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческих решений, а управление предполагает воздействие на объект, осуществляемое путем выдачи управляющих команд, разрабатываемых на основе анализа имеющихся информационных характеристик ситуации. Отсутствие же информации лишает руководителя любого государственного органа возможности аргументированных действий, поскольку именно она служит исходным материалом для практической деятельности управленца.

Классификация информации

Информацию классифицируют по различным основаниям:

1. В зависимости от сферы общества различается политическая, экономическая, духовная информация и т.д.

2. В зависимости от источника поступления информация делится на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация появляется и циркулирует в пределах аппарата администрации, а внешняя исходит от выше- и нижестоящих органов.

3. По характеру информация подразделяется на официальную, источником которой являются действия должностных лиц и неофициальную, исходящую от частных лиц (например, мнение экспертов по анализируемой проблеме) и не имеющую непосредственного служебного назначения. Официальная информация может быть прескрептивной (предписывающей – обязывающей или запрещающей) и дескрептивной (описывающей – сообщение, уведомление, ответ на запрос).

4. Информация делится с учетом периода ее использования на условно-постоянную (которая большей частью представлена справочными и нормативными данными, по своему объему, как правило, значительно превышает переменную) и переменную (которая отражает состояние и динамику управленческих процессов).

5. По сфере применения выделяют универсальная информация (не направленная и не имеющая строго ограниченного круга потребителей) и специальная (предназначена определенным потребителям, т.е. узкому кругу).

6. По видам основных функций социального управления на планово-прогнозную информацию (прогнозы, программы и планы развития объектов и субъектов управления), организационную (об организационной структуре и процессе управления, о взаимосвязи объекта и субъекта управления, о разделении управленческого труда и т.п.), контрольно-учетную (о соответствии хода управленческого процесса цели управления), регулятивную (управленческие решения, правила, нормы, указания);

7. В зависимости от направления движения различают горизонтальную информацию, потоки которой циркулируют между системами одного уровня (например, между отделами), и вертикальную, потоки которой циркулируют по принципу «снизу вверх» или «сверху вниз»;

8. По характеру представления на качественную (отражающую существенные свойства социального явления или процесса с позиций предъявляемых к ним общественно необходимых требований, их полезности) и количественную информацию (представляющую меру выражения социального качества, позволяющую выявлять величину общественной характеристики социального явления);

9. Исходя из форм носителей информации можно выделить такие виды как устная, печатная, электронных средств, средств массовой информации, печатную.

10. Как и всякая классификация, приведенное разделение информации по видам носит условный характер. На практике различные виды информации могут тесно переплетаться друг с другом, а одна и та же информация выступать в различных видах.

Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:

по назначению (одноцелевая - связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - используется при решении нескольких самых разнообразных проблем) ;

по возможности хранения (фиксируемая информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая информация - используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает) ;

по степени готовности для использования (первичная информация - представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация - состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной “очистки” и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация - дает возможность принимать обоснованные управленческие решения) ;

по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией) ;

по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений) .

Основные требования к информации

Основными требованиями, предъявляемыми к информации, являются следующие:

1. Актуальность. Означает, что собранная информация является свежей, отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам сегодняшнего дня и может способствовать их решению;

2. Достоверность. Определяется ее способностью схватывать и отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи;

3. Достаточность. Свидетельствует, что информация получена по целому ряду системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый процесс, особенно его внутренние источники, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для прогнозирования возможных новых состояний данного процесса;

4. Доступность. Связана с ее открытостью, гласностью, возможностью ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае ее полезность очень низка;

5. Полезность. Информация не должна содержать не используемых сведений, которые вызывают необходимость дополнительной работы по отбору нужной информации;

6. Готовность. Информация не должна нуждаться в дополнительной переработке:

7. Однозначность. Информация не должна допускать различных толкований;

8. Аутентичность. Обуславливает текстуальное и словесное выражение информации в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность информации различными узкоспециализированными терминами или иностранными словами усложняет понимание и практическое использование информации.

Прежде чем использовать ту или иную информацию, следует выявить ее меру соответствия существующей коммуникационной обстановке, имея ввиду, что:

1. Информация обладает большим воздействием, если ее содержание соответствует ожиданиям объекта управления;

2. Сила воздействия информации пребывает в некоторой пропорции к числу фактов, уже имеющихся в распоряжении объекта управления, причем, не вызывая у последнего отчуждения, она может повторяться до пяти раз;

3. Информация более убедительна, если она не содержит противоречивых фактов и когда коммуникатор строит сообщение с учетом социально-психологических установок объекта управления;

4. Информация, которая несет факт, противоречащий предыдущей информации, уменьшает на определенную величину доверие к первому факту;

5. Информация становится действеннее, если содержащиеся в ней факты приводятся в строго логической последовательности.

6. Итак, информация, исходящая из властных структур, может иметь большее управленческое воздействие и соответственно, дает больше возможностей для достижения поставленной задачи.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов. На первом происходит ее отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п., и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков. Считается, что при передаче информации, особенно важной, не стоит ограничиваться одним каналом — сообщения по возможности лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может "захлестнуть".

На третьем этапе происходит передача информации, а на верхнем ее получение, восприятие получателем, декодирование, то есть расшифровка, и осмысление.

Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь — есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания (или непонимания) содержащейся в нем информации.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству) , устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл.

Обмен информации включает три этапа:

  1. Инициирование;

  2. Передача информации от источника в пункт назначения;

  3. Воздействие информации на получателя и его отклик.

В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнером (а не собственному удобству), устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал (особенно, если о ней просят) и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл.

К таким помехам, прежде всего, относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и ее получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом “как поняли?” , на который обычно в любом случае отвечают Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чем или о ком идет речь. Конечно, подобный подход “до добра” не доводит, и его нужно решительно преодолевать, критически, но Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес доводит до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, отнесясь к информации должным образом, и потери, связанные с ее игнорированием.

Препятствием обмену информацией могут служить и “технические неполадки” . К ним, прежде всего, относится разное понимание символов, с помощью которых информация передается, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.

Часто вербальная, то есть передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным “довеском” , Которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно (в Болгарии, как известно, отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия) .

Наконец, искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин: усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнеров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнера, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного. Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией донести ее до другого в полном объеме, а другому — соответствующим образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

В определенной степени процесс обмена информацией облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, в какой бы форме они не передавались, постоянный контроль за содержанием, способами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных информационных каналов, дублирование устной информации письменной.

Основные характеристики управленческой информации:

Источники информации

Главным источником информации является Конституция и законы, акты Президента и Правительства Российской Федерации, законы и нормативные акты органов представительной власти субъектов Российской Федерации, а также акты федеральных органов государственного управления, издаваемых в пределах их компетенции.

Другим источником информации являются приказы, отчеты, справки органов управления образованием.

Важное значение имеет внутренняя информация. К ней относятся протоколы заседаний коллегий органов управления, отчеты об итогах работы, справки о ходе выполнения актов вышестоящих органов, поручений и т.д.

Не менее важным источником являются письменные и личные обращения граждан. На основе обобщения обращений граждан, критических выступлений в средствах массовой информации органы государственного управления принимают нормативные акты. Информация от населения может поступать в виде:

1. Предложения – это пожелания и рекомендации граждан, касающиеся совершенствования деятельности местных управленческих структур, совершенствования правопорядка и т.д.;

2. Заявления – просьбы об удовлетворении личных прав свобод, сигналы о каких-либо недостатках в работе предприятий, учреждений и т.д.;

3. Жалобы – сообщение о нарушении прав, свобод или интересов граждан, установленных государственным или местным законодательством.

Эта информация - важный источник социальной информации о потребностях, запросах и настроениях населения, необходимый для успешного функционирования ДОУ.