Каталожная карточка.

Библиографические записи в алфавитном и других карточных каталогах (и в картотеках) находятся на специальных каталожных карточках стандартного размера, снабженных отверстием внизу для штыря каталожного ящика.

Основными частями библиографической записи на карточке являются заголовок библиографической записи (если он есть) и библиографическое описание.

Основная запись. Основная карточка.

На каждый документ, отражаемый в алфавитном каталоге, составляется только одна основная библиографическая запись, которая является наиболее полной записью документа для данной библиотеки и позволяет с максимальной точностью идентифицировать документ. Каталожная карточка, содержащая основную библиографическую запись, называется основной карточкой.

Основная библиографическая запись для каталогов данной библиотеки является единственной, но карточек, которые содержат такую запись, может быть несколько. В самом алфавитном каталоге основная карточка также всегда единственна, однако основная карточка, изначально предназначенная для алфавитного каталога, дублируется, и дубли помещаются в соответствующие разделы систематического или других каталогов.

Добавочная запись. Добавочная карточка.

Наряду с основными библиографическими записями могут составляться добавочные библиографические записи. Это делается для расширения возможностей поиска документа по элементам записи, отличным от начального. Каталожная карточка, содержащая

добавочную запись, называется добавочной карточкой. Основная карточка на один документ в алфавитном каталоге всегда является единственной, добавочных карточек может быть несколько, т. к. на некоторые документы можно создать несколько добавочных записей.

Добавочные карточки в других библиотечных каталогах помимо алфавитного каталога не используются. Добавочная запись чаще всего составляется на:

а) фамилию соавтора, составителя, редактора (указываются также инициалы),

б) наименование коллектива (например, на наименование 2-го коллектива, если документ подготовлен совместно двумя коллективами),

в) на заглавие.

Составление добавочных записей не столь регламентировано, как составление основных записей. Библиотеки сами определяют, какие добавочные записи они применяют. Из перечисленных выше видов добавочных записей чаще других используются добавочные записи на фамилии соавторов.

Добавочная запись составляется всегда значительно более краткой, чем основная. Ее цель – помочь пользователю в поиске нужного документа, а не дать об этом документе подробную информацию. Добавочная карточка алфавитного каталога дает лишь один из вариантов, по которому может быть найден документ в каталоге, содержащаяся в ней библиографическая запись носит опознавательный характер, но, используя заключенные в ней сведения, можно перейти к основной карточке и полностью идентифицировать искомый документ.

Вспомогательные карточки.

Кроме основных и добавочных карточек в алфавитных каталогах используются также вспомогательные каталожные карточки. Эти карточки не содержат библиографической записи, но дают краткую информацию, помогающую в некоторых ситуациях ориентироваться в каталоге. Вспомогательные карточки бывают ссылочными и справочными.

Ссылочные карточки одного вида дают ссылку от непринятой формы написания фамилии автора или наименования коллектива к принятой. Они используются обычно тогда, когда автор писал под своей фамилией и под псевдонимом (псевдонимами) или когда фамилия автора-иностранца в разных изданиях пишется по-разному из-за разной транслитерации или транскрипции, а также тогда, когда название организации передается в разных формах (например, в полной и краткой). Цель такой ссылки – дать доступ к единому авторскому комплексу, где собраны все карточки на произведения автора или организации независимо от того, как эти авторы и организации обозначены в разных документах.

Существуют также справочные карточки, которые дают некоторые разъяснения, например об организации, выступающей в качестве коллективного автора (основание, реорганизация с изменением названия, слияние с другой организацией, разделение организации, прекращение существования и т. п.). В алфавитном каталоге периодических изданий справочная карточка может содержать сведения об основании издания, издающей организации (организациях), об изменениях названия издания, о слиянии его с другим, или разделении на самостоятельные издания и т. п. Могут быть, например, справочные карточки о том, что определенные сериальные издания надо смотреть в каталоге периодических изданий или, наоборот, в каталоге книг и т. д. Такого рода справки иногда полезны для поиска в алфавитном каталоге.

Разделители.

Для удобства пользования карточным алфавитным каталогом в нем используются разделители. Основное назначение разделителей в алфавитном каталоге – дать ориентировку в алфавитном ряду внутри каталожных ящиков. Просматривать большой сплошной массив каталожных карточек неудобно. Поэтому, чтобы сузить поиск и уменьшить длину просматриваемого участка алфавитного ряда, полезно разбить карточки разделителями на небольшие «порции». Теперь, после введения разделителя, можно уже адресоваться сразу к конкретному маленькому участку алфавитного ряда, а иногда сразу к конкретному автору или изданию.

Разделители в алфавитном каталоге бывают буквенными, слоговыми и словесными.

Буквенные разделители содержат букву, с которой начинается отрезок алфавитного ряда или первую и последнюю буквы этого отрезка. Например, «А» или «А-Б» (т. е. от «А» до «Б»). Такие разделители употребляются редко: либо в очень маленьких библиотеках, либо, чтобы разграничить карточки, записи на которых начинаются с новой буквы алфавита. Иногда используются слоговые разделители, на которых помечается либо начальный слог записи с первой карточки, следующей за разделителем, либо начальные слоги записей с первой и последней карточек. Например, «Ав» или «Ав-Ан». Чаще всего употребляются словесные разделители с указанием целого слова, обычно только первого слова в этом отрезке словесного ряда. Этим словом может быть фамилия, наименование коллектива или заглавие. Обычно стараются выбрать какое-то значимое слово, например, фамилию известного автора. Часто разделители ставятся тогда, когда в алфавитном ряду оказывается много карточек, библиографические записи на которых начинаются с одинаковых или похожих слов.

Помимо алфавитного каталога разделители используются и в других библиотечных каталогах. Их главнейшая функция ориентирования внутри каталогов сохраняется, но конкретное содержание разделителей меняется.

Внешнее оформление каталога.

Карточные библиотечные каталоги располагаются в каталожных ящиках, которые помещаются в специальных каталожных шкафах. Для удобства пользования все ящики от первого до последнего пронумерованы сквозной нумерацией. Каждый ящик снабжается этикеткой, отражающей его содержание. Этикетки на ящиках алфавитного каталога показывают диапазон алфавитного ряда карточек, помещенных в каталожном ящике. Надписи на этикетках, также как надписи на разделителях, могут быть буквенными, слоговыми или словесными. Над шкафами каталога помещается его название.

Алфавитный каталог библиотеки МГОУ.