Самоконтроль использования времени

Специалисты в течение дня выполняют десятки и даже сотни различных видов работ и тем самым создают себе иллюзию того, что везде и во всем успевают. Однако анализ их работы свидетельствует о том, что, тратя минимум времени на максимум различных видов работ, они не могут дать глубокого анализа реальной действительности и как результат - принимаемые ими решения носят нередко поверхностный характер. Такие люди становятся заложниками "текучки" срочных дел, не имеют возможности уделять достаточно времени решению кардинальных проблем. Это вызывает новую волну "горящих", нерешенных текущих вопросов. Из-за нехватки времени специалист удлиняет свой рабочий день, тем самым сокращая свое свободное время, которое могло бы пойти на самообразование, интеллектуальное развитие, повышение эффективности труда. В результате руководитель отстает от возрастающих требований времени, входит в противоречие с ними.

Предложенное Д. Эйзенхауэром правило является удобным вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность определяется тем, насколько результат его приближает к достижению собственных жизненных целей; срочность - тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил четыре категории приоритетности дел.

1. Срочные и важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для вашей деятельности. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Менее срочные и важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

3. Срочные и менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под "тиранию" спешности и в результате - целиком отдаться "текучке" - решению конкретных дел, потому что они срочные. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

4. Менее срочные и менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

Как осуществлять постоянный самоконтроль результатов и процессов своей жизнедеятельности (памятка студенту)

Самоконтроль процессов и результатов можно осуществлять на основе предложенных рекомендаций.

В конце каждого дня подводите его итоги.

Подведите итоги недели, месяца, семестра, года, выполнения плана жизни.

Заведите для этого специальный журнал, который станет отчетом о вашей деятельности.

Систематически ведите учет времени, которое вы расходуете в течение достаточно длительного периода.

Прежде всего в процессе учебы в вузе ориентируйтесь на выполнение самых важных дел.

Для контроля за результатами проделанной работы задавайте себе следующие вопросы:

1) выполняю ли я действительно необходимые задачи;

2) подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью;

3) справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время;

4) перепоручаю ли я в достаточном объеме дела, в том числе и срочные;

5) собираю ли я в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.;

6) использую ли я все возможности рационализации разгрузки;

7) веду ли я борьбу с "помехами" и "поглотителями" времени.

Оценивайте качество выполнения каждого вашего дела, работы, мероприятия.